Sztuczki związane z archiwizacją poczty

Poczta jest bardzo ważną częścią prowadzenia działalności. To część dokumentów, które należy przechowywać – są potrzebne, by dobrze zarządzać działaniami firmy, a także w celu udokumentowania ważnych zdarzeń. Jak najlepiej można zająć się archiwizacją poczty?

Poczta elektroniczna – źródło informacji

Dziś poczta elektroniczna stanowi bardzo ważną część firmy. Wiele ważnych informacji dostajemy właśnie drogą mailową – chodzi tutaj nie tylko o kontakt z klientami, ale również faktury, czy zawiadomienia. Nic więc dziwnego, że archiwizacja poczty jest równie ważna, jak wszystkich innych dokumentów w firmie. Jedną z możliwości jest oczywiście drukowanie ważnych wiadomości i przechowywanie ich razem z innymi dokumentami w archiwum. Na szczęście nowoczesne technologie dają lepsze rozwiązanie – można przechowywać dokumenty elektronicznie.

Archiwizacja poczty – o czym trzeba pamiętać?

Na skrzynce pocztowej pojawia się wiele wiadomości i nie wszystkie są nam potrzebne. Dotyczy to chociażby różnego rodzaju reklam. Trzeba więc podejść do tego z rozsądkiem, aby nie utonąć w nagromadzonych wiadomościach. Trzeba również pamiętać, że zrobienie kopii bazy danych to nie to samo co archiwizacja poczty. Kopia przydaje się w razie nieprzewidzianej awarii serwera – możemy szybko odzyskać utracone dane. Jednak nie pozwala ona na wygodne przeszukiwanie konkretnych maili z wyszczególnieniem kategorii.

O czym trzeba pamiętać prowadząc archiwizację poczty:

  • najlepiej jest zacząć sprawną archiwizację od samego początku prowadzenia działalności. Maile gromadzą się szybko, a później trudniej będzie wszystko posegregować, by sprawnie się poruszać w naszej bazie.
  • najlepiej jest używać profesjonalnych narzędzi do archiwizacji poczty Taki program powinien być wyposażony w funkcji ułatwiające segregację. Maile będzie można oznaczać według kategorii. Ważne jest także, aby maile się nie duplikowały, trafiając do różnych skrzynek czy kategorii. W ten sposób znaczna część naszej pracy zostanie zautomatyzowana
  • najlepszą praktyką jest regularność w archiwizacji. Przeglądajmy przychodzącą pocztę i usuwajmy wiadomości nieistotne. W ten sposób niepotrzebne wiadomości nie będą się gromadziły, a co za tym idzie, zaoszczędzimy zarówno czas, jak i pieniądze. Przechowywanie dużej ilości wiadomości zwiększyło by koszty.

Podsumowanie

Archiwizacja poczty jest niezwykle ważna, chociaż niekiedy się to bagatelizuje. Maile stanowią dzisiaj równie istotną część dokumentacji, jak poczta tradycyjna, faktury i wszystkie inne dokumenty, z którymi pracujemy na co dzień. Warto archiwizację poczty prowadzić od początku działalności. W ten sposób wyrobimy sobie dobrą praktykę i w późniejszym czasie z łatwością odnajdziemy się w archiwum. Takie rozwiązanie pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz kosztów, a przy tym znacznie ułatwia pracę.

 

Petrys

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *