Systemy archiwizacji poczty elektronicznej

Bardzo popularną metodą komunikacji dla wielu firm produkcyjnych, handlowych oraz usługowych jest poczta elektroniczna. Wiadomości e-mail są wysyłane bardzo szybko, a dodatkowo za ich pośrednictwem istnieje możliwość dodawania załączników z różnymi dokumentami i innymi istotnymi plikami. Bardzo często wiadomości e-mail są traktowane przez wiele firm jak oficjalna korespondencja. Są one drukowane i przechowywane w firmowych archiwach. W związku z tym bardzo ważna stała się skuteczna i wygodna archiwizacja poczty elektronicznej.

Jak przechowywać firmowe wiadomości e-mail?

Jedną z metod przechowywania firmowej korespondencji e-mail jest wspomniane wcześniej drukowanie wiadomości i umieszczanie ich w segregatorach. Dzięki temu możliwe jest zachowanie kompletnego archiwum i wrócenie do konkretnych wiadomości. Bardzo często są one wiążące prawnie, więc warto posiadać ich kopie w archiwum własnej firmy. Archiwizacja poczty może jednak być łatwiejsza i sprawniejsza dzięki zastosowaniu nowoczesnych metod elektronicznych.

Elektroniczna archiwizacja poczty – najważniejsze atuty

Inną skuteczną metodą jest archiwizacja poczty w formie elektronicznej. Metoda ta jest bardzo łatwa, ponieważ wymaga tylko zrobienia zrzutu ekranu (print screen) danej wiadomości. Plik taki można umieścić w firmowym archiwum i opisać go w wybrany przez siebie sposób. Odpowiednie nazewnictwo pozwoli później na szybkie i łatwe odnalezienie konkretnej wiadomości bez konieczności wertowania wielu dokumentów znajdujących się w segregatorach.

Kolejnym autem archiwizacji poczty w systemach elektronicznych jest zapewnienie sobie ochrony przed przypadkowym usunięciem wiadomości w skrzynce elektronicznej. Oprócz tego wiadomości takie można odpowiednio posegregować i dzięki temu zapewniony zostanie porządek w firmowej korespondencji. Warto dodać, że w ten sposób można nie tylko archiwizować wiadomości e-mail. Każda firma powinna posiadać skaner. Dzięki temu można przetwarzać dokumenty papierowe do wersji elektronicznej. Oznacza to, że nowoczesne systemy archiwizacji poczty mogą być wykorzystywane nie tylko w przypadku wiadomości e-mail, ale również w przypadku tradycyjnej korespondencji papierowej. Listy takie zachowają swoją czytelność, nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu. Warto więc zastanowić się nad taką nowoczesną archiwizacją.

Gdzie można utworzyć własne archiwum?

Firmowe archiwum wiadomości e-mail czy też poczty tradycyjnej można utworzyć na własnym komputerach lub innych nośnikach danych, jednak istnieje tutaj możliwość utraty danych w wyniku uszkodzenia nośników, włamań, kradzieży, działania wirusów komputerowych, itp. Dobrym pomysłem są zewnętrzne systemy archiwizacji poczty działające w chmurze. Są one oferowane przez wielu dobrych dostawców zapewniających skuteczną ochronę takich archiwów. Nie trzeba więc marnować miejsca na dysku twardym, a wszystkie dane są chronione przed wieloma niekorzystnymi czynnikami. Dodatkową zaletą takich systemów jest ich niska cena.

 

Petrys

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *