Przechowywanie dokumentów w działalności gospodarczej

Obowiązkiem każdego właściciela firmy jest przechowywanie dokumentów, które tworzone są podczas prowadzenia działalności. W toku jej rozwoju dokumentacja firmowa nabiera sporych rozmiarów, dlatego warto wiedzieć jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być przechowywane.

Dokumenty księgowe

Przedsiębiorcy, którzy zobowiązani są do posiadania i prowadzenia ksiąg podatkowych, powinni je przechowywać wraz z powiązaną dokumentacją do momentu, gdy upłynie okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Tego rodzaju dokumenty to między innymi księga przychodów i rozchodów, a także ewidencja przychodów. Przechowywanie dokumentów przedsiębiorstwa dotyczy także rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz dokumentów inwentaryzacyjnych.

Dokumentacja związana z ZUS

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca staje się płatnikiem składek w ZUS. Czas, przez który powinno przechowywać się dokumenty potwierdzające rejestrację bądź uprawnienia do rozliczeń pracowników nie jest określony przez przepisy. Jednak biorąc pod uwagę występujące kontrole, podczas których należy okazywać odpowiednie dokumenty, trzeba je przechowywać przez cały okres działania firmy. Dokumenty takie jak deklaracje rozliczeniowe, korekty czy imienne raporty miesięczne należy archiwizować przez 10 lat.

Dokumenty kadrowe

Właściciel firmy zobowiązany jest również do przechowywania dokumentów związanych z pracownikami. Obejmuje to dokumentację dotyczącą stosunku pracy, np. list płac, kart ewidencji czasu pracy oraz akt osobowych pracownika. Wszystkie te dokumenty należy archiwizować w warunkach, które nie zagrażają ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Należy wspomnieć, że od roku 2019 czas przechowywania dokumentów kadrowych zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Dodatkowo wprowadzone zostaną zmiany dotyczące kar za nieprzestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów firmowych.

Dokumenty elektroniczne

Zgodnie z przepisami istnieje możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Dotyczy to ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, kopii dokumentów kasowych, inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych. Po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych, w formie elektronicznej mogą być także przechowywane wyciągi bankowe, polecenia księgowania oraz deklaracje podatkowe. Na komputerowych nośnikach danych należy również archiwizować wszystkie dokumenty firmy, które oryginalnie stworzono w formie elektronicznej.

Sposoby przechowywania dokumentów firmowych

Oryginały dokumentów stworzonych podczas prowadzenia działalności gospodarczej należy archiwizować w siedzibie zarządu lub w określonym oddziale firmy. Warunki, w jakich powinny być przechowywane, nie mogą umożliwiać ich uszkodzenia ani rozpowszechniania przez osoby nieupoważnione. Dokumentację elektroniczną również należy chronić przed zniszczeniem. Komputer zawierający wszelkie informacje powinien być zabezpieczony przed wirusami oraz utratą danych. Powinno się także w sposób systematyczny tworzyć kopie zapasowe na zabezpieczonych nośnikach danych.

 

 

 

Petrys

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *