Jak poradzić sobie ze stale rosnącą ilością dokumentów w firmie?

W każdej firmie po jakimś czasie od rozpoczęcia działalności pojawia się problem z chaosem w dokumentacji. Stale rosnąca liczba dokumentów sprawia, że trudno jest je uporządkować, co znacząco utrudnia i opóźnia pracę. Z tego właśnie względu warto zadbać o to, aby dokumentacja była odpowiednio uporządkowana.

Jakie są tradycyjne metody archiwizowania dokumentów?

Zgromadzone na biurkach stosy dokumentacji sprawiają, że praca jest mniej wydajna i znacznie bardziej męcząca, ponieważ ogarnięcie bałaganu zajmuje naprawdę dużo czasu. Z tego właśnie względu warto zastosować sprawdzony system porządkowania dokumentacji i segregowania jej. Przede wszystkim trzeba zaopatrzyć biuro w szafki, wysuwane pojemniki, szuflady lub specjalne stelaże. Ponadto do przechowywania dokumentów przydadzą się plastikowe lub papierowe obwoluty, segregatory, skoroszyty. Na biurkach powinny znaleźć się leżące kuwety lub specjalne pojemniki, w których można układać dokumentację z bieżącego dnia.

Oprócz mebli i pojemników na dokumenty bardzo ważne są również rzeczy, dzięki którym łatwo będzie odnaleźć konkretne pismo. Świetnym pomysłem jest m.in. stosowanie pionowych i poziomych ofertówek z kolorowymi brzegami oraz klipsów z indeksem. Kolejną ważną kwestią jest odpowiednia kolorystyka, która znaczenie ułatwi klasyfikację dokumentów. Najczęściej przyjmuje się, że:

– kolor niebieski oznacza sprawy wewnętrzne firmy,

– kolor czarny to sprawy zewnętrzne firmy,

– kolor czerwony to sprawy szczególnie ważne i pilne,

– kolor zielony  dokumentacja sekretarki.

Taka kolorystyka znacznie ułatwia uporządkowanie stosów dokumentów. Warto pamiętać, że najbardziej efektywne jest rozwiązanie wykorzystujące trzy kontrastujące ze sobą kolory, np. niebieski, żółty i czerwony. Oczywiście można też posegregować dokumenty inaczej, np. stosując inne kolory dla poszczególnych kontrahentów firmy.

Tradycyjne archiwizowanie to świetne rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw, w których nie wytwarza się zbyt wielu dokumentów. Znakomicie sprawdza się ono w firmach niewielkich oraz jednoosobowych. Trzeba jednak pamiętać, aby dokumentacja była odpowiednio zabezpieczona przed dostaniem się w niepowołane ręce. Można również zdecydować się na outsourcing archiwum. Wówczas segregacją i porządkowaniem dokumentów zajmuje się firma zewnętrzna.

Archiwum elektroniczne – sposób na chaos w dokumentach

Rozwiązaniem, które stosowane jest coraz częściej, jest archiwum elektroniczne. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie znacząco przyspiesza pracę i zwiększa efektywność. Jest to rozwiązanie polecane szczególnie większym firmom, w których wytwarzane są duże ilości dokumentów. Na elektroniczne archiwum powinny też zdecydować się przedsiębiorstwa, które mają kilka swoich filii w różnych miejscach. Dużą zaletą dokumentacji elektronicznej jest to, że w każdej chwili można szybko znaleźć potrzebny dokument i w razie potrzeby wydrukować go. Ponadto taka metoda jest dla dużych firm znacznie bardziej opłacalna niż archiwum tradycyjne. Oprogramowanie wykorzystywane do elektronicznej archiwizacji ma odpowiednie zabezpieczenia, dzięki czemu dokumenty są bezpieczne.

 

Petrys

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *